「敬称略」の意味や書き方・使い方、順不同との違い、議事録で使う場面を例文付きで紹介

「敬称略」は、相手に対する敬意を示しつつ、冗長な表現を省略することで、文章をスマートにすることができる表現方法です。

しかし、正しく使い方を理解していないと、逆に失礼な印象を与えてしまうこともあります。

そんな方々のために、今回は「敬称略」の正しい使い方や注意点について、詳しく解説していきます。

「敬称略」の意味とは？

「敬称略」とは、敬意を示すために通常用いられる敬称（「様」「さん」「先生」など）を省略することを意味します。

この表現は、例えばビジネス文書やメールなどで、相手方の肩書や役職が不明確である場合に用いられることがあります。

ただし、一部の場合を除き、一般的には敬称を使用することが望ましいとされています。

「敬称略」の書き方・使い方を例文とあわせて紹介

「敬称略」は、主にビジネス文書やメールで使用されます。

書き方と例文は以下のとおりです。

【書き方】
・件名の前に「敬称略」と記載する。
・本文中で、敬称を省略する箇所がある場合は、適宜「敬称略」と明記する。

【例文】
敬称略にて、ご連絡差し上げます。
今回のイベントにつきまして、詳細をお知らせいたします。
ご参加いただける場合には、下記のフォームよりお申し込みください。
何卒よろしくお願い申し上げます。

上記の例文では、敬称を使用せずに「敬称略にて」という表現で始めています。

その後も、敬称を省略した文章が続きます。

こうした表現は、相手方との関係性やコミュニケーションの目的によって使い分ける必要があります。

議事録を作成するときの「敬称略」の書き方

以下は議事録における「敬称略」の書き方の例です。

【書き方】
・議事録の冒頭に、「敬称略にてお送りします」と明記する。
・本文中で、敬称を省略する箇所がある場合は、適宜「敬称略」と明記する。
・ただし、重要な話題や、敬意を示す必要がある場合には、敬称を省略せずに記載する。

このように、議事録においても、相手方の役職や肩書が不明確な場合には「敬称略」と記載し、敬称を省略することができます。

なお、社内向けの文書の場合は、役職の上位順に氏名を記載するのが望ましいです。

「敬称略」で役職を省略する書き方

敬称略は、一般的には順不同と一緒に用いられることが多いです。

先述した議事録の書き方のように、複数の人物を一覧で記載する場合に適しています。

＜例文＞
研修出席者一覧（敬称略・順不同）
・田中（課長）
・鈴木（部長）
・山田（課長補佐）
・佐藤（課員）

第OO回　△△大学同窓懇親会出席者一覧（敬称略・順不同）
・山本
・高橋
・伊藤
・中田

Zoomウェビナー出席者一覧（敬称略・順不同）
・伊藤（CEO）
・高橋（CFO）
・田中（COO）
・山本（CMO）

「敬称略」のメールでの書き方

社内と社外で使い分ける方法

敬称略は、社内外で使い分けることができます。以下は、社内と社外での使い分け方法の例です。

【社内での敬称略の使い方】

社内では、部署や役職によって敬称を略したり、省略したりすることが一般的です。

例えば、同じ部署の同僚や上司の名前を記載する場合、以下のように敬称を省略します。

ただし、社長や取締役などの役員に対しては、敬称を使うことが望ましい場合もあります。

【社外での敬称略の使い方】

社外では、相手の立場や関係性に応じて敬称を使うことが一般的です。

例えば、ビジネスシーンでの取引先等社外の人を記載する場合では、相手の所属会社名をあわせて使うとよいでしょう。

また、初対面の場合は、相手に対して丁寧な敬称を使うことが好ましいです。

ただし、親しい関係性が築かれた場合は、敬称を省略して呼びかけることが許されることもあります。

「敬称略」を使うのは失礼？

「敬称略」を使うこと自体が失礼というわけではありません。

むしろ、相手によっては敬称を使うことが不要だったり、むしろ違和感を与える場合もあります。

ただし、敬称略を使う場合でも、相手に対する敬意や丁寧さを忘れないように注意することが重要です。

また、場合によっては敬称を使うことが適切である場合もあるため、相手との関係性や状況に応じて適切な敬称の使い方を選ぶことが大切です。

「敬称略」と「順不同」の違いと使い方

「敬称略」と「順不同」は、それぞれ異なる概念であり、使い方も異なります。

「敬称略」とは、相手に対する敬意を示す敬称を省略することを指します。例えば、社内の同僚や先輩とのメールのやり取りなどでは、敬称を省略して「○○さん」と呼ぶことが一般的です。ただし、社外や取引先とのやり取りなどでは、敬称を省略することが適切でない場合もあります。

一方、「順不同」とは、一定の順序を守らずに、名前を並べることを指します。例えば、会議の出席者名簿や名刺交換などでは、アルファベット順や役職順などに従って名前を並べることが一般的ですが、順不同の場合は順序を守らずに、名前をランダムに並べることができます。

つまり、「敬称略」と「順不同」は、異なる概念であり、それぞれの使い方が異なります。敬称を省略する場合でも、順序を守って名前を並べることが一般的です。逆に、順不同の場合でも、敬称を省略することが適切な場合もあります。相手との関係性や状況に応じて、適切な使い方を選ぶことが大切です。

https://reibuncnt.jp/25266
https://mayonez.jp/topic/9428

「敬称略」の英語表現

「敬称略」の英語表現は、

「Omitting honorific titles」
「Using titles without honorifics」
「Honorific titles are omitted」

などがあります。

「敬称略」を使う際の注意点

「敬称略」を使う際の注意点は以下の通りです。

少人数の場合は使わないようにする

敬称略は、比較的大人数でのビジネスシーンにおいて用いられることが多いです。

少人数の場合は、敬称を使った方が適切な場合があります。

例えば、上司や目上の人との直接のやり取りや、親しい関係性である場合は、敬称略を使わずに敬称を使う方が良いでしょう。

ただし、相手にとって不快にならないよう、その場の雰囲気や相手との関係性を考慮して判断することが重要です。

「◯◯社長様」のような二重敬語

敬称略を使う際には、二重敬語を避けることが望ましいです。

例えば、「◯◯社長様」や「◯◯部長様」など「役職+様」と付け加える場合は、二重敬語となってしまいます。

このような場合は、例えば「◯◯社長」というように敬称だけを用いるか、氏名のみ記載し役職順に記載することが適切です。

「（敬称略）」は必ず記載する

原則として、「敬称略」を使用する場合には、その旨を明記するために、「（敬称略）」などの表記を必ず記載することが望ましいです。

これによって、読み手に対して丁寧な対応を心がけていることを示すことができます。

また、「敬称略」によって省略された部分が何かを読み手が想像する必要があるため、その旨を明記することで誤解を避けることができます。

ただし、文脈によっては、「（敬称略）」を省略しても問題ない場合もあります。

まとめ

敬称略は、相手に対する敬意を示しつつ、冗長な表現を省略することで、文章をスマートにする表現方法です。使い方にはいくつかのポイントがあります。

少人数の場合は使わないようにする
二重敬語を避ける
社内と社外で使い分ける
「（敬称略）」は必ず記載する
順不同と一緒に用いることが多い

正しく使い方を理解して、ビジネス文書などで活用しましょう。