お礼メールを送るシチュエーションとしては、2つの状況が考えられます。まず面接で自分の思いを伝えきれなかったときです。そんなときにお礼メールを出しておくと、もしかすると採用に一歩近づくかもしれません。
例えばあなたが当落線上ギリギリにいる場合、お礼メールで真剣度をアピールすることで、その熱意が買われ、採用や次の面接に進められるという事があるかもしれません。もう一つは逆に、手ごたえがあったときです。
念押しのようなメールを送ると、
「どうしても御社で仕事をしたい」
「どうしても御社で仕事をしたい」
「どうしても御社で仕事をしたい」
というアピールになり、採用される可能性をさらに高められるでしょう。（やり過ぎに注意）
お礼メールはまず、面接が終わってからなるべく早く送ることが大事です。面接当日がベスト、遅くても翌日までには出したいところです。面接の合否判断は、ほとんどのところが翌日、早ければその日のうちに採用合否を決めてしまうからです。いったん合否の判断が決まってしまうと、お礼メールで覆すことはまず無理と言えます。そのため早めに送らなければ、効果がありません。
お礼メールのスピード感を例えて言うと、よく女性は友達と食事に行くとき、その日の帰り道か遅くとも翌日朝には、「昨日はありがとう。◯◯美味しかったし、楽しかったよ。また行こうね」というメールが来たり、送ったりするでしょう。送るスピード感と長くない文章は、お礼メールと若干共通する部分があります。
お礼のメールという発想
一連の面接が終わると、「あー、やっと終わったー」と安心すると同時に、合否が気になり、心の中は落ち着かないということがあるのではないでしょうか。面接が終わり、その後面接官にお礼のメールを送る、という発想を持っている人はどのくらいいるでしょうか。
「友人や知り合いにも聞いたが恥ずかしながらお礼のメールは送ったことがない」という人が多くいました。
お礼メールの４つのポイントを押さえておこう
宛先について
宛先は面接官からアドレスを教えてもらっている、もしくはホームページなどでチェックできる場合には面接官に直接送っても構いません。もしアドレスを聞かされていないのであれば、採用窓口に送ると良いでしょう。
面接官のアドレスがわからない時には、「ご面接いただきました○○様にもくれぐれもよろしくお伝えください」などと書いておくと、配慮の行き届いたメールになります。
件名はどうする？
メールの件名に関しては、シンプルでわかりやすいものを意識しましょう。社会人になるとビジネスメールを大量に受け取ることも多く、件名を見て読むか、読まないか判断をしている人が多いでしょう。そのため件名だけでどんな内容が書かれているのか、誰が送信しているのか、わかるタイトルを意識しましょう。
例えば、件名：＊＊4/◯日 中途面接済 波多江◯◯＊＊など、何となく目立つ件名にしておいた方が、他のメールにうもれにくいかもしれません。自分が受け取る立場ならば、やはり件名に大まかな要件が入っているメール以外は、見るのを後回しにするのではないでしょうか。これらのことに注意し、すでに選考が終わっていた、という悲しいことにならないようにしましょう。
本文の内容・ボリューム
本文はあまり長々と書かない方が良いでしょう。あまりに長文だと、採用担当者が重いと感じてしまうためです。長文になりすぎるとダラダラと何を伝えたいのか、自分でもわからなくなってしまいます。イメージとしては、6～7行程度にまとまるように文章を考えましょう。
短すぎず、長すぎず、という感じです。内容に関しては面接の内容を思い出しながら書くと良いと思います。その上で「どうしても御社に就職したい」という気持ちと、「時間を作って面接しお話していただいた」ということへ、感謝の気持ちが伝わる文面に仕上げましょう。
お礼メールを実際に送る習慣がつくと今後就職した際に、どんな部署であれお客様へお礼のメールやアポイント調整のメール、クレーム対応などの早いレスポンスが求められる時に、必ず役に立ちます。ただし本当に重要なことや重大なクレームは、訪問対応になるケースがほとんどです。早急に上司へ報告、指示を仰ぎましょう。
署名を最後に
最後には署名を持ってくることが常識です。その際名前だけでなく、住所や電話番号、メールアドレスも記載しましょう。電話番号は固定電話でなくてもOKで、携帯電話の方がつながりやすい場合には、携帯電話の番号を記載しましょう。
就活をしている人は名前の前に大学と学部名を入れる、ということがマナーです。稀に企業から返信が来ることもあるようです。その場合、基本的に返信する必要はありません。ただし何か質問事項が書かれているとか、返信を求めているようなニュアンスの内容であれば、できるだけ早く返信しましょう。
お礼メールは事前に内容を準備しておこう
会社も採用時には忙しいため、お礼メールを送っても相手からリアクションはないと思った方が良いかもしれません。お礼メールを送る場合には、会社への就職を志望していることをどんなふうに相手へ伝えるか重要なポイントとなります。面接当日・翌日に送信する形になるため、面接前にある程度の内容をテンプレートとして作成しておくと、スムーズに完成できるはずです。
お礼をするということ・感謝の気持ちを伝えること
「お礼をする」今回のお礼のメールということについても言えることですが、本当に心から感謝の気持ちを込め、お礼をしているでしょうか。とりあえず、言っておく、書いておく、というようになっていたら何だかさみしい気持ちになります。メールは感情が伝わらないため、特に難しいと思います。
面接をした会社にお礼メールを送る際、例えば「本当に行きたい会社に落ちたら困るから、面接しただけだよ」と思いながらメールを送るのと、今日の面接でますますこの会社に入社したくなった。内定すると良いな」と思いながら、お礼メールを送るのでは全く違います。
前者の人はおそらく普段から「感謝」があまりできなくて、「ありがとう」と素直に言えないタイプなのではないでしょうか。どのようなことに対しても、誰に対しても、「感謝する気持ち」を忘れずにいましょう。
